38% bezetting in Amsterdam: tijd voor actie

Stel dat uw kantoor gemiddeld voor slechts 38 procent wordt gebruikt. Op piekdagen voelt het overvol, terwijl op andere momenten hele verdiepingen leeg staan. Toch betaalt u het hele jaar voor alle vierkante meters, servicekosten en energie. In de huidige Amsterdamse kantorenmarkt is dat een dure stilte die om aandacht vraagt.

Hybride werken heeft de bezetting blijvend veranderd

Sinds de coronaperiode is hybride werken geen tijdelijke oplossing meer, maar een vast onderdeel van het werkpatroon. Onderzoek laat zien dat ongeveer 86 procent van de medewerkers inmiddels op meer dan één locatie werkt, deels thuis en deels op kantoor. Dat heeft directe gevolgen voor het gebruik van kantoorruimte.

Waar de gemiddelde kantoorbezetting in veel Europese steden vóór de pandemie rond 70 procent lag, komen recente metingen uit op ongeveer 55 procent. Voor vergaderruimtes en algemene werkplekken wordt in de praktijk vaak een bezettingsgraad van rond 38 procent gemeten. Die waarde is geen probleem in een hybride wereld, maar wel een signaal dat er flink wat ongebruikte capaciteit in uw huisvesting zit.

Een interessant detail: in 2023 werd woensdag voor het eerst de drukste kantoordag, in plaats van de traditionele dinsdag. Medewerkers combineren samenwerking midden in de week met thuiswerk aan het begin en einde van de week. Dat verklaart waarom kantoren op piekmomenten overvol kunnen aanvoelen, terwijl het weekgemiddelde laag blijft.

De Amsterdamse markt: schaarste én leegstand tegelijk

De Amsterdamse kantorenmarkt laat een opvallend dubbel beeld zien. Aan de ene kant is er schaarste aan hoogwaardige, centraal gelegen kantoorruimte. Aan de andere kant staat behoorlijk wat verouderd vastgoed leeg of wacht het op een nieuwe bestemming. Beide situaties kunnen tegelijk bestaan, afhankelijk van het segment en de gehanteerde definitie.

Volgens de Monitor Kantoren Amsterdam ligt de gemiddelde leegstand in de Metropoolregio per 1 januari 2024 op 12,4 procent, terwijl de leegstand volgens de definitie van CBRE eind 2023 rond 7,8 procent uitkomt. Dat verschil ontstaat doordat beide methoden andere categorieën meetellen. De les voor u als opdrachtgever is duidelijk: één leegstandscijfer bestaat niet, en u moet altijd weten welke definitie en welk segment worden bedoeld.

De vraag verschuift structureel van verouderde panden naar duurzame, goed bereikbare kantoren op centrale locaties. Het gevolg is een duidelijke strijd om de beste kantoorruimte. De hoogste huurprijzen in Amsterdam zijn in de eerste helft van 2025 met 17,6 procent gestegen, een teken van sterke vraag naar het topsegment. Tegelijkertijd worden verouderde kantoren met verlies verkocht door de gestegen rente en oplopende leegstand.

Waarom 38 procent bezetting een strategische alarmbel is

Een gemiddelde bezetting van 38 procent dwingt tot nadenken, zeker als er tegelijk andere signalen zijn. Denk aan piekdagen waarop het overvol is, medewerkers die geen passende vergaderruimte kunnen vinden, en toch een totaal aantal vierkante meters dat aan de hoge kant is. Dan is er sprake van een mismatch tussen de kwaliteit en de hoeveelheid van uw ruimte.

Het is daarbij niet voldoende om alleen te meten hoe vaak een ruimte wordt gebruikt. U wilt ook weten waarom. Een vergaderruimte die maar voor 38 procent wordt benut, kan te groot zijn voor de gemiddelde bijeenkomst, slechte techniek hebben of een boekingssysteem dat niet aansluit op de werkelijke planning van teams.

Van data naar lagere kosten en meer flexibiliteit

Een strategie op basis van feiten begint bij betrouwbare meting. Dat kan via observaties, bezettingssensoren, wifi-gegevens en boekingssystemen. Door deze gegevens te koppelen in overzichtelijke rapportages ziet u welke zones, verdiepingen en ruimtes daadwerkelijk in gebruik zijn en hoe dat patroon zich gedurende de week ontwikkelt.

Koppelt u die bezettingsgegevens aan uw huisvestingskosten, dan ontstaan vaak verrassende inzichten. U kunt de kostprijs per bezet bureau of per bezette vergaderstoel berekenen. Soms blijkt een duurder kantoor op een toplocatie per gebruikte werkplek voordeliger dan een grotere, goedkopere ruimte die grotendeels leeg staat.

De voordelen van deze aanpak zijn concreet:

• Lagere huisvestingskosten door het totale aantal vierkante meters doelgericht te verminderen
• Energiebesparing door installaties via sensoren af te stemmen op daadwerkelijke aanwezigheid
• Meer flexibiliteit door kortere looptijden, gedeelde ruimtes en meerdere kleinere locaties
• Een betere werkbeleving doordat het kantoor is ingericht op samenwerking en ontmoeting
• Een sterker duurzaam profiel door te kiezen voor energiezuinige, gecertificeerde gebouwen

Een belangrijke kanttekening: zet metingen altijd in om beter te faciliteren, niet om individuele medewerkers te controleren. Anonieme metingen op zone- of werkplekniveau behouden het vertrouwen en zijn ruim voldoende om onderbouwde keuzes te maken.

De risico’s van niets doen

Afwachten heeft een prijs. U loopt het risico op een kantoor dat qua locatie en duurzaamheid niet meer past, maar waar u door uw contract aan vastzit. Daarnaast betaalt u jarenlang voor ongebruikte meters, wat uw marges onder druk zet en uw investeringsruimte beperkt. Een te abrupte verkleining van uw ruimte kan bovendien ten koste gaan van de teamcohesie en uw zichtbaarheid in de stad.

Onafhankelijk advies in een complexe markt

In een markt die tegelijk krap, sterk verdeeld en in beweging is, helpt onafhankelijk en integraal advies. Met bijna veertig jaar ervaring, diepgaande lokale kennis en toegang tot kansen buiten de openbare markt verbinden wij de Amsterdamse marktdynamiek met concrete keuzes in locatie, contractstructuur en inrichting van de werkomgeving. Via onze internationale samenwerking met Newmark koppelen wij die lokale kennis aan internationale slagkracht.

Wij helpen u om uw bezettingsgegevens te vertalen naar heldere scenario’s, bijvoorbeeld voor verkleining, verhuizing, meerdere locaties of heronderhandeling van uw contract. Zo verandert die gemiddelde bezetting van 38 procent van een stille kostenpost in een bewuste keuze voor een slimme, flexibele en toekomstbestendige kantoorstrategie. Wilt u weten wat dit voor uw organisatie betekent? Dan denken wij graag met u mee.