Een gemiddelde kantoorbezetting van ongeveer 38 procent klinkt als een teken van leegloop, maar in werkelijkheid geeft het inzicht in de nieuwe realiteit van hybride werken in Amsterdam. Veel organisaties betalen voor vierkante meters die zij nauwelijks gebruiken, terwijl het kantoor op piekdagen juist te krap aanvoelt. In dit artikel laten wij zien waarom een datagedreven werkplekstrategie u helpt om kosten te verlagen, flexibiliteit te vergroten en de kwaliteit van uw huisvesting te behouden.
Wat zegt een bezetting van 38 procent werkelijk?
Vóór de pandemie lag de gemiddelde kantoorbezetting in Nederland rond 65 procent. In 2025 meet het Occupier Panel van CBRE een aanwezigheid van circa 59 procent in gebouwen, terwijl onafhankelijke metingen van individuele werkplekken eerder uitkomen op 35 tot 40 procent. Onderzoek laat zien dat de werkplekbezetting daalde van 47 naar bijna 36 procent en de bezetting van vergaderruimtes van 33,8 naar 23,2 procent.
Een gemiddelde van 38 procent ligt dus precies tussen werkplekbezetting en gebouwbezetting in. Het cijfer is geen afwijking, maar een realistische weergave van hybride werken, waarbij medewerkers gemiddeld twee tot drie dagen per week op kantoor zijn. Belangrijk is dat dit gemiddelde misleidend kan zijn: op dinsdag, woensdag en donderdag is het vaak druk, terwijl maandag en vrijdag rustig blijven. Wie alleen naar het jaargemiddelde kijkt, mist deze pieken en dalen.
De Amsterdamse markt: schaarste én onderbenutting tegelijk
De Amsterdamse kantorenmarkt kent een opvallende spanning. De Monitor Kantoren Amsterdam rapporteert voor eind 2023 een leegstand van 7,8 procent, oftewel circa 473.000 m². Knight Frank komt voor eind 2024 uit op bijna 990.000 m² beschikbaar aanbod, oftewel 15,5 procent van de voorraad. Het verschil komt vooral door uiteenlopende definities, waarbij de bredere meting ook onderverhuur en minder courante panden meeneemt.
De kern blijft dat kwalitatief goede, duurzame en goed bereikbare kantoorruimte schaars is, terwijl verouderde panden leeg blijven staan. CBRE verwacht dat de vraag in de vijf grootste steden tot 2030 met ongeveer 8,7 procent daalt, met een mogelijke leegstandspiek rond 2027 en 2028. Voor een kennisintensieve stad als Amsterdam betekent dit dat huisvestingsbeslissingen geen eenmalige exercitie meer zijn, maar vragen om continu bijsturen op basis van actuele gegevens.
Datagedreven werkplekstrategie: van vuistregel naar feiten
Een traditionele werkplekstrategie steunt op vuistregels, zoals een vaste norm voor vierkante meters per medewerker. Een datagedreven aanpak vertrekt vanuit feitelijke gegevens over bezetting, gebruik en gedrag. Daarvoor combineert u verschillende bronnen tot één helder overzicht.
- Bezettingssensoren registreren of werkplekken en vergaderruimtes daadwerkelijk in gebruik zijn, per uur en per dag.
- Boekingssystemen geven inzicht in reserveringen, het niet verschijnen na reservering en het verschil tussen geboekte en gebruikte ruimte.
- Netwerkgegevens tonen de aanwezigheid in het gebouw, ook als mensen niet aan een vaste werkplek zitten.
- Medewerkersonderzoek voegt kwalitatieve inzichten toe over wensen, knelpunten en werkpatronen.
Met deze gegevens stelt u bezettingsprofielen op die piek- en dalmomenten zichtbaar maken. Vervolgens rekent u scenario's door: wat gebeurt er als teamroosters beter op elkaar worden afgestemd, als een verdieping wordt afgestoten of als grote vergaderruimtes plaatsmaken voor kleinere, flexibel in te delen ruimtes? Privacy verdient hierbij nadrukkelijk aandacht. Analyseer altijd op groepsniveau en wees transparant over het doel, zodat u vertrouwen en draagvlak behoudt.
Kosten verlagen zonder kwaliteit op te geven
Bij een bezetting van 38 procent betaalt u vaak voor ruimte die structureel leegstaat. CBRE verwacht dat de benodigde ruimte per medewerker daalt van ongeveer 16,5 m² nu naar circa 14,3 m² in 2030. Wie de huisvesting niet aanpast, huurt al snel te veel ruimte.
Stel dat een groeibedrijf 3.000 m² huurt en na een halfjaar een gemiddelde bezetting van 38 procent meet, met pieken tot 70 procent op woensdag en slechts 20 procent op maandag en vrijdag. Eén verdieping blijft consequent onder de 30 procent bezet. Met die inzichten kunt u besluiten deze verdieping onder te verhuren of volgens afspraak af te stoten, terwijl u de resterende ruimte herinricht met meer focusplekken en kleinere vergaderruimtes. Door bovendien teamdagen op rustige dagen te plannen, spreidt u de bezetting en verhoogt u het gebruik van de ruimte.
Ook op het gebied van energie liggen kansen. Door verlichting en klimaatregeling te koppelen aan feitelijke aanwezigheid voorkomt u dat een grotendeels leeg kantoor op volle capaciteit draait. Dat verlaagt de kosten én ondersteunt uw duurzaamheidsdoelen, die steeds zwaarder meewegen door strengere rapportageverplichtingen.
Flexibiliteit vergroten met de juiste mix
Flexibiliteit gaat zowel over de aanpasbaarheid van de inrichting als over uw contractvormen. Een verstandige strategie maakt onderscheid tussen vaste, strategisch noodzakelijke locaties en flexibele ruimte voor pieken en groei. Bij een structurele bezetting rond 38 procent kunt u uw vaste ruimte afstemmen op bijvoorbeeld 50 procent bezetting met een veiligheidsmarge, en pieken opvangen via kortlopende contracten of nabijgelegen flexlocaties. Amsterdam beschikt over een ruim aanbod aan flexibele werkomgevingen, wat dit goed mogelijk maakt.
De rol van DRS Makelaars
Met bijna veertig jaar ervaring, diepgaande lokale kennis en een sterk internationaal netwerk verbinden wij interne bezettingsgegevens aan de werkelijkheid van de Amsterdamse markt. Wij helpen u bij het interpreteren van metingen, het doorrekenen van scenario's en het vertalen daarvan naar concrete keuzes over verhuur, aanhuur, herinrichting of verhuizing. Dankzij onze toegang tot stille marktkansen vinden wij oplossingen die in openbare overzichten niet zichtbaar zijn. Daarbij behartigen wij uw belangen aan de onderhandelingstafel met heldere, feitelijke argumenten.
Een gemiddelde bezetting van 38 procent is geen probleem, maar een vertrekpunt. Met de juiste gegevens en deskundig advies wordt het een kans om kosten te verlagen, flexibiliteit te vergroten en uw huisvesting toekomstbestendig te maken. Wij denken graag met u mee.